Ganzheitliche Digitalisierung der Auftragsabwicklung. Ein System, alle Parteien, kein manuelles Ping-Pong mehr.
Berufsstoff ist Vermittler zwischen Firmenkunden und Herstellern/Veredelern für Berufsbekleidung. Aktuell läuft alles manuell: Excel-Listen, E-Mails, Telefon, händische Rechnungen. Ziel: Eine Prozesskette, die automatisch läuft — vom Lead bis zur Auslieferung.
Vermittler ohne eigenes Lager — reiner Orchestrator
Berufsstoff ist ein reiner Intermediär: Kein eigenes Lager, keine eigene Produktion, keine eigene Logistik. Die Wertschöpfung liegt in der Beratung, Vermittlung und Koordination zwischen Firmenkunden und Lieferanten/Veredelern.
Benchmark-Kennzahl: ~500 EUR Umsatz pro Mitarbeiter pro Jahr beim Firmenkunden. 100 Shops × 10 Mitarbeiter = 1.000 MA × 500 EUR = 500.000 EUR Jahresumsatz.
Saisonalität:
| Zeitraum | Aktivität |
|---|---|
| Januar – April | Schwache Phase |
| Mai – Juni | Mittel |
| Juli – August | Sommerpause |
| September – Dezember | Hauptsaison |
Aktuelle Systeme:
Jede Partei braucht eine definierte Rolle, Schnittstelle und Verantwortlichkeit
| Partei | Rolle | Kommunikation heute | Systembedarf |
|---|---|---|---|
| 1. Berufsstoff (Händler) |
Orchestrator, Berater, Rechnungssteller | E-Mail, Telefon, Asana | Zentrales Cockpit, Auftragssteuerung, Business Intelligence |
| 2. Firmenkunde | Besteller. KMU = Inhaber, Gross = Marketing/Management | E-Mail, Telefon | Self-Service-Shop, Statusverfolgung, Freigabe-UI |
| 3. Mascot Hersteller + Veredeler | Alles aus einer Hand: Produktion, Druck, Versand (GLS) | SmartStore-Portal (20 Shops), PDF-Rechnungen per Mail | API/Daten-Sync, Auftrags-Push, Rechnungsimport |
| 4. Finzel & Schuck Lieferant + Veredeler | Kauft bei Herstellern (HAKRO, Kübler), veredelt, versendet (DHL) | Asana, Telefon | CSV/Portal-Zugang, Auftragseingang, Tracking-Push |
| 5. Spediteur/Zusteller | GLS (Mascot), DHL (Finzel & Schuck) | Tracking-Nummern manuell | Tracking-Integration in Auftragssystem |
Mascot und Finzel & Schuck sind fundamental verschiedene Geschäftsmodelle
Definierte Status-Stufen für den gesamten Lebenszyklus eines Auftrags
Sonderfälle / Abzweigungen:
| Case | Aktion | Wer entscheidet |
|---|---|---|
| Artikel nicht verfügbar | Kunde informieren: Alternative anbieten, Teillieferung oder Warten | Kunde |
| Liefertermin überschritten | Proaktive Benachrichtigung, Eskalation nach 48h ohne Reaktion | Berufsstoff (automatisch) |
| Teillieferung | Kunde fragen: Separat senden oder zusammen warten? | Kunde |
| Falsch produziert | Retoure → Hersteller/Veredeler haftet → Neuproduktion | Finzel & Schuck (Haftung) |
| Kunde bestellt falsch (z.B. Zahlendreher Pantone) | Nachweis → Haftung beim Kunden | Berufsstoff (Nachweis) |
| Stornierung | Abhängig vom Produktionsstatus | Berufsstoff + Lieferant |
| Reklamation / Retoure | Retourenschein → Rücksendung → Neuauftrag oder Gutschrift | Charlie/Sophia |
Transferdruck und Stickerei sind die Hauptveredelungsarten
| Veredelungsart | Preisfaktoren | Anbieter |
|---|---|---|
| Transferdruck | Stückzahl, Motivgröße (cm²), Anzahl Farben, zusammendruckbar? Wenn 2 Motive zusammen ≤ 450 cm²: ein Druckvorgang, Preis geteilt |
Finzel & Schuck |
| Stickerei | Anzahl Stiche, Größe des Motivs Finzel & Schuck: Festpreise (vorne klein ~10 EUR, hinten gross ~20 EUR) Outline vs. vollflächen-Stickerei = grosser Preisunterschied! |
Finzel & Schuck, Mascot |
| Mascot-Druck | Festgelegte Einzelpreise pro Produkt | Mascot (intern) |
Der Kunde kauft Drucke im Voraus. Beispiel: 100 Drucke × 4 EUR + 50 EUR Einrichtung + Aufbringen = 800 EUR Vorauszahlung. Die Drucke sind sein Eigentum und lagern bei Berufsstoff. Bei jeder Textilbestellung wird ein Druck vom Guthaben abgezogen.
| Was wird freigegeben | Wer gibt frei |
|---|---|
| Druckeingabe (Gut zum Druck): Mengen, Pantone-Töne, Datei | Kunde (Geschäftsführung oder Marketing) |
| Stickerei-Vorlage | Kunde |
| Artikel-Freigabe (nach Mustererhalt) | Kunde |
| Logo-Platzierung (vorne klein, hinten gross) | Im Vorfeld bei Beratung definiert |
| Budget-Freigabe | KMU: Inhaber / Gross: Management |
Freigabe-Dauer: Muster ~2 Wochen, dann interne Abstimmung ~1 Woche, dann Druckproduktion ~2 Wochen, dann Textil-Bestellung + Lieferung ~3 Wochen. Gesamt: 8–10 Wochen (Finzel & Schuck Neukundenweg).
Heute platziert Jeno händisch Logos auf Textil-Mockups für den Kunden. Zukunft: KI-gestützter Service — Kunde lädt Logo hoch, System zeigt automatisch das Logo auf den ausgewählten Textilien (vorne, hinten, Ärmel). Monetarisierbar: Einmalig 50 EUR für „Kollektion mit Logo sehen“, Gutschrift bei Auftrag.
Vom PDF-Chaos zur automatischen Rechnungskette
IST-Zustand: Mascot schickt PDF-Rechnung an Berufsstoff. Charlie druckt aus und schreibt händisch die Kundenrechnung in LexOffice. Jeder Kunde hat andere Konditionen (10%, 15%, etc.).
SOLL-Zustand: System empfängt Mascot-Rechnung (PDF/API), rechnet automatisch Kundenkonditionen drauf, erstellt Rechnung in LexOffice, versendet per E-Mail.
Rechnungsfluss:
| Schritt | Status |
|---|---|
| Ware ausgeliefert → Rechnung erstellen | Automatisieren |
| Rechnung versenden | Automatisieren |
| Zahlung ausstehend / Teilzahlung / Bezahlt | LexOffice-Tracking |
| Überfällig → Mahnung | Automatisieren |
| Inkasso | Manuell (Eskalation) |
Wo läuft was schief und warum
Kanäle: E-Mail (Kunden), Telefon (Kunden), Asana (Finzel & Schuck)
Top-Probleme (priorisiert):
| # | Problem | Auswirkung |
|---|---|---|
| 1 | Erreichbarkeit & Nachfassen | Jede Partei muss manuell angestossen werden |
| 2 | Informations-Ping-Pong | 10+ Rückfragen pro Auftrag, alles händisch |
| 3 | Kein Überblick | Nur durch Asana-Reinschauen, kein Cockpit |
| 4 | Personenabhängigkeit | Wenn Sophia krank → alle Aufträge stehen |
| 5 | Neu-Reindenken | Bei jedem Kontakt muss man sich neu in den Auftrag einlesen |
| 6 | Kein Mitdenken | Kunden lesen AB nicht richtig, Lieferanten prüfen nicht proaktiv |
| 7 | Zu spätes Feedback | Finzel & Schuck merkt erst beim Druck, dass nicht druckbar → 2 Wochen verloren |
Heute 2 Mitarbeiter, geplant: Skalierung mit Vertrieb + Kundenservice
| Person | Aufgabe heute | Rolle im neuen System |
|---|---|---|
| Jeno | Geschäftsführung, Vertrieb, Beratung, strategische Entscheidungen | Master-Admin: Cockpit, Business Intelligence, alle Rechte |
| Charlie | Rechnungen schreiben (händisch von PDF), Kundenservice | Admin: Rechnungsmanagement, Kundenkontakt |
| Sophia | Bestellungen ausführen, Koordination mit Lieferanten via Asana | Bearbeiterin: Auftragsmanagement, Lieferantenkommunikation |
| Zukunft: Vertriebler | — | Bearbeiter: Telefon-Cockpit („Wolf of Wall Street“), Lead-zu-Auftrag |
| Zukunft: Kundenservice | — | Bearbeiter: Statusanfragen, Reklamationen, Retouren |
4 Phasen, aber ganzheitlich als ein System gedacht — nicht sequentiell voneinander getrennt
„Nicht Schritt für Schritt. Block eins dann Block drei und dann blockiert — sondern alles ganzheitlich zusammen. Das ist EIN System.“
| Phase | Titel | Status | Kern-Deliverables |
|---|---|---|---|
| Phase 1 | Firmenshop & Bestellung | Steht | KI-Shop-Assistent, Firmenshops mit Branding, Mitarbeiter-Login, Firmenpreise & Rabatte, Veredelungskonfigurator, Budgetkontrolle, Angebotsprozess, Meilisearch-Filter, Suche |
| Phase 2 | Lieferantensteuerung & Auftragsabwicklung | Priorität 1 | Auftrags-Pipeline mit Statuskette, Mascot-Integration (SmartStore-Daten-Sync), Finzel&Schuck-Anbindung (CSV/Portal), Rechnungsautomatisierung (LexOffice), Tracking-Integration (GLS/DHL), Eskalations-Engine, Druckguthaben-System, Alternativ-Vorschläge bei Nicht-Verfügbarkeit |
| Phase 3 | Multi-Stakeholder Kommunikation | Geplant | Ein Auftrag = Ein Thread für alle Parteien, Push-/Pull-Benachrichtigungen, Freigabe-Workflows (Druck, Stickerei, Budget), Kommissionierungs-Vorschläge, Engpass-Erkennung, Zeitachse pro Auftrag, Cockpit-Dashboard |
| Phase 4 | CRM & Business Intelligence | Vision | Twenty CRM Integration, Kundenübersicht mit Scoring (Mitarbeiteranzahl × 500 EUR), Vertriebs-Cockpit („Wolf of Wall Street“), Umsatz-Dashboard, Saisonalitäts-Analyse, KI-Grafik-Service (Logo auf Textil), Druckguthaben-Prospecting |
Verbindliche Antworten aus dem Fragenkatalog
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Lieferanten | Mascot (Hersteller, alles aus einer Hand) + Finzel & Schuck (kauft bei HAKRO, Kübler, etc.) |
| Anzahl Lieferanten | 2 aktive (plus potentiell 3. Veredeler für Mascot-Shop) |
| Digitale Schnittstellen | Mascot: SmartStore + FTP. Finzel & Schuck: Zu klären (CSV? Portal?) |
| Hauptlieferant | Finzel & Schuck (aktuell + Zukunft), Mascot läuft separat |
| Mindestbestellmengen | Nein (Mascot liefert ab 1 Stück) |
| Bestellbündelung | Einzeln weitergeleitet (Finzel & Schuck bündelt intern) |
| Lieferzeiten | Mascot: 7–10 Tage. Finzel & Schuck: 3–4 Wochen |
| Teillieferung | Analog informiert, Charlie sucht Alternativen |
| Eigenes Lager | Nein — reines Streckengeschäft |
| Echtzeit-Lagerbestand | Nicht möglich (Betriebsgeheimnis der Hersteller) |
| Wer veredelt | Mascot (intern) + Finzel & Schuck (bei sich) |
| Berufsstoff macht physisch | Nichts — keine Logistik, kein Druck, kein Lager |
| Wording | Transferdruck (nicht „Druckplatten“) |
| Einrichtungskosten | Zahlt der Kunde (bei Auftragserteilung, im Voraus) |
| Statusverfolgung für Kunden | Tracking-E-Mail Must, Rest Nice |
| 5. Partei | Spediteur (GLS, DHL) |
| Finanzbuchhaltung | Geht unter Berufsstoff (System reportet an Steuerberater) |
| Firmenkunden-Kontakt | KMU: Inhaber. Gross: Marketing/Management |
| Kommunikation | E-Mail, Telefon (Kunden) + Asana (Finzel & Schuck) |
| Größtes Problem | Manuelles Informations-Ping-Pong, Personenabhängigkeit |
| Rückfragen pro Auftrag | Mehr als 10 |
| Foto-/Musterfreigabe | Gibt es aktuell nicht |
| Freigabeschleifen | Muster: 2 Wochen, Gesamt: 8–10 Wochen |
| Saisonalität | Hauptsaison Sep–Dez, Schwach Jan–Apr |
| Shopsystem | WooCommerce MultiShop (läuft auf KoeCOM) |
| Rechnungsprogramm | LexOffice + DATEV-Export |
| CRM | Keins → Twenty CRM geplant |
| Mitarbeiter | 2 (Vertrieb + Kundenservice), skalierbar |
| Größter Pain | Gesamte Auftragsabwicklung automatisieren |
Was noch geklärt werden muss
| # | Offener Punkt | Prio | Nächster Schritt |
|---|---|---|---|
| 1 | Finzel & Schuck: Welche digitalen Schnittstellen gibt es? CSV, API, Portal? | Kritisch | Termin mit Finzel & Schuck vereinbaren |
| 2 | Mascot SmartStore: Gibt es eine API für Auftrags-Sync? | Kritisch | Mascot API-Dokumentation anfordern |
| 3 | 3. Veredeler für Mascot-Shop: Wer und welches Druckverfahren? | Wichtig | Jeno definiert Anforderungen |
| 4 | Detaillierte Preisliste Veredelung (Staffeln, Sonderkonditionen) | Wichtig | Jeno liefert Preislisten von F&S und Mascot |
| 5 | LexOffice API-Zugang für automatische Rechnungserstellung | Kritisch | API-Key generieren, Sandbox testen |
| 6 | Mascot SmartStore Demo-Zugang für Gökhan (wurde angesprochen) | Wichtig | Jeno richtet Zugang ein |
| 7 | Pilot-Firmenkunde für Phase 2 Test | Später | Jeno identifiziert kooperativen Bestandskunden |
| 8 | Expose Kettwig 1251 — Jahr auf 26 ändern + Preise updaten | Separat | Gökhan aktualisiert das Expose |